Série Gerenciamento de Projetos (6/15)
– Gerenciamento de Custos –
Dando continuidade a série de posts sobre Gerenciamento de
Projetos vamos falar hoje de Gerenciamento de Custos.
Gerenciamento de Custos
O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos
envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos,
gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado
dentro do orçamento aprovado.
Intimamente ligada com EAP.
A precisão dos custos do projeto é proporcional aos dados
disponíveis na declaração de escopo, EAP e Atividades do projeto.
Não prever pacotes de trabalho no escopo gera
automaticamente atrasos e aumento de custo.
Tipos de Custos
Podemos em um projeto ter as seguintes classificações:
– Capacidade que o projeto tem de influenciar os custos:
Custos diretos, são os custos com recursos realizados pelo
projeto como equipamentos, despesas com deslocamento do time.
Custos indiretos, são custos que chegam a beneficiar não só
o projeto, mas as vezes vários projeto, como por exemplo seguros que a
companhia contrata aos funcionários, impostos.
– Dimensão de variação do projeto:
Custos fixos, são despesas que não dependem da dinâmica da
atividade do projeto exclusivamente, como exemplo podemos citar custo com
aluguel de edifícios, máquinas, salas, serviço de limpeza do ambiente.
Custos variáveis, são as despesas que variam conforme a
dimensão da atividade ou do projeto, como exemplo o consumo de eletricidade,
salários com horas comuns e extras.
– Frequência que os custos ocorrem no projeto:
Custos recorrentes, são despesas recorrentes do projeto como
salários, materiais consumidos, seguro de vida do time, seguro da obra.
Custos não recorrentes, são despesas eventuais do projeto e
tendem a não se repetir como por exemplo: custos com marketing, aquisição de
notebooks para a equipe, impressoras.
Planejar o gerenciamento dos custos
É o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e
a documentação para o planejamento, gestão, responsabilidades, métodos usados
para medir os custos reais, variações toleradas, reservas de custos, relatórios
adotados, despesas e controle dos custos do projeto gerando um plano de custos
do projeto.
Estimar os custos
É o processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos
dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto,
como vamos ver junto com o exemplo da Estrutura Analítica de Custos (EAC) do
projeto representada abaixo.
Determinar o orçamento
É o processo de agregação dos custos estimados de atividades
individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos
custos autorizada.
EAC/CBS Estrutura Analítica de Custo
Cada pacote do projeto previsto na EAP pode ter suas
atividades agrupadas, e somando os custos com as atividades, com as pessoas e
recursos adquiridos para conclusão, vamos chegar a estimativa de custo do
pacote e agrupando estes pacotes vamos chegar a Estrutura de Custos do Projeto
(EAC) ou ainda ao orçamento do projeto.
Exemplo:
Gestão do Valor Agregado
O Gerenciamento do Valor Agregado (Earned Value Management –
EVM) é uma boa prática reconhecida e efetiva. É um processo obrigatório para
todas as agências governamentais e fornecedores do governo nos EUA, sendo um
processo essencial no gerenciamento dos projetos.
Elaborar um plano para o Gerenciamento do Valor Agregado em
sua empresa será um grande auxílio no acompanhamento da posição dos seus
projetos de seu portfólio.
O sucesso de seu projeto depende de ter uma visão realista e
sólida do seu desempenho, quando comparado ao planejamento. Se você é um
fornecedor, ou empresa aberta, ou mesmo empresa societária ou ONG que precisa
de investimentos, esse conhecimento tem sido cada vez mais solicitado para as
empresas em análises para concessão de crédito e em licitações. Esteja
preparado!
Gerenciando o Valor Agregado
VA – Valor Agregado é o valor dos serviço/trabalho realmente
concluído e medido até o momento.
VP – Valor Planejado é o orçamento autorizado designado ao
trabalho agendado(da EAP).
CR – Custo Real ou Realizado é o custo total incorrido na
execução do trabalho que o VA mediu.
IDP – Índice de desempenho de Prazo (Valor Agregado/Valor
Planejado) estamos progredindo a X% da taxa planejada
IDC – Índice de desempenho de Custo (Valor Agregado/Custo
Real) temos um retorno de X reais a cada real gasto
Em ambos o valor maior ou igual a 1 tudo Ok, menor que 1
condição desfavorável.
Analise de Reserva
Na fase de levantamento do projeto vamos estimar as reservas
de custos necessárias ao projeto, de duas formas:
1)Reserva de contingência, são reservas geralmente de custos
e tempo levantadas pelo processo de riscos, onde dado um grau de incerteza
conhecido vamos estimar uma reserva para o caso da probabilidade de um atraso
ou custo adicional ocorrer..
2)Reserva de Gerenciamento, são reservas aprovadas pelo
Sponsor para riscos não identificados durante o processo de identificação de
riscos.
No processo de monitoramento e controle de riscos ao
identificar um risco novo podemos contar com esta reserva com o devido
alinhamento com o Sponsor ou Comitê autorizador de utilização desta reserva.
Na prática em algumas empresas mais “projetizadas”, como
consultoria onde o projeto é vendido, como por exemplo, a proposta para uma
licitação de desenvolvimento de um portal para a intranet de uma empresa
cliente. A consultoria pode associar dentro desta reserva algumas margens como
a margem da área comercial sobre o projeto e uma verba de incentivo para a
equipe de X % sobre o valor da proposta do projeto, onde se formata um critério
de qualidade do trabalho da equipe como: atingir metas de marcos do projeto,
não ultrapassar um desvio de prazo e custo de Y %, e obter no mínimo de 70% no
questionário de avaliação de qualidade do projeto ao final do mesmo com o
cliente.
Imagine ao fim de um projeto de 5 milhões a equipe do
projeto que se dedicou com afinco recebeu 2% deste valor como bônus do projeto
e dividiu entre os 4 R$ 40.000,00.
Um fez um curso com o dinheiro, outro viajou, outro reduziu
suas dívidas e o Gerente de Projetos fez um churrasco para comemorar com todos,
que bacana, pense em explorar este tema podendo em sua empresa pagar
treinamentos para seu time e outras formas de incentivar e desenvolver o mesmo.
No final sua empresa ganha em resultados e as pessoas que a
fizeram vencedora também ganham, é uma relação no mínimo interessante para e
refletir dentro do seu dia a dia e o que permitiria a sua companhia.
Controlar os custos
É o processo de monitoramento do andamento do projeto para
atualização no seu orçamento.
Neste processo vamos monitorar o andamento das atividades e
atualizar o orçamento, lançando os valores reais, comunicando e gerenciamento
das mudanças feitas na linha de base de custos, tomando medidas corretivas para
evitar o estouro do orçamento do projeto, explorando oportunidades do projeto
para reduzir custos do projeto, tratando os riscos negativos, gerenciando as
reservas de custos.
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Práticas de Gerenciamento de Projetos: Aplicando ao dia a
dia para elevar o Sucesso nos Projetos [eBook Kindle] / [editora CreateSpace]
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Um abraço,
Fábio Corrêa da Cruz
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