Série Gerenciamento de Projetos (3/15)
– Gerenciamento da Integração –
Dando continuidade a série de posts sobre Gerenciamento de
Projetos vamos falar hoje de Gerenciamento da Integração.
A integração é a área de gerenciamento de projetos que vamos
tratar do relacionamento do que cada área se integra a outra.
Ou seja, vamos relacionar e consolidar estruturas de
planejamento de varias outras áreas de gerenciamento, vamos integrar em um
documento de abertura do projeto dados em alto nível tratando dos nossos
recursos, principais entregas (escopo), custos, riscos e partes interessadas
conforme alguns exemplos abaixo:
Termo de Abertura
Documento que vamos elaborar para iniciar formalmente o
projeto, já estabelecer expectativas, disponibilizar recursos, definir qual
será o papel do gerente de projetos e do Sponsor, tomar decisões básicas para
reduzir riscos negativos e até explorar oportunidades(riscos positivos que
vamos explicar adiante), tratar de um cronograma e de custos ainda em alto
nível, talvez do ROI se você tiver.
Vamos detalhar mais adiante um exemplo prático de Termo de
Abertura, no entanto cabe destacar que nesta área vamos falar muito dos
requisitos, objetivo, produto do projeto, entregas, macro cronograma e
orçamento em Ordem de Magnitude Bruta (aquela que pode varia até 50%),
critérios de aceite, riscos em alto nível, restrições e premissas, além do
alinhamento com as partes interessadas e aceite do Sponsor para início.
Podemos contar com:
– Planejamento Estratégico, qual objetivo estratégico o
projeto se encaixa, que necessidade da organização o projeto esta atendendo.
– Business Case, como o projeto se relaciona com este
Planejamento Estratégico.
– Seleção do Projeto, como o projeto foi selecionado dentro
do portfólio, pode ser que o Gerente de Projetos não tenha gerência sobre esta
seleção, mas conhecer como esta seleção foi feita pode ajudar a entender melhor
o projeto e até orientar e multiplicar o conhecimento executivo sobre o projeto
com os times.
Na prática:
Imagine que o projeto foi selecionado utilizando algum
método econômico como Valor Presente(VP) que é o valor atual do fluxo de caixa
futuro da organização.
Ou ainda o Valor Presente Líquido(VPL) que é o valor
presente dos benefícios totais do projeto, menos os custos em um determinado
período de tempo, ou seja quanto maior o VPL do projeto melhor.
Ou até um método de simples Medição de Benefícios, pode ser
uma matriz de pontuação com informações estipuladas em acordo com a necessidade
de sua organização.
Como impacto positivo (imagem, ativos, lucro) x custo em
reais do projeto, ou seja, quanto menor o custo do projeto e maior o impacto
positivo, melhor para a priorização e escolha do projeto, como em uma Matriz de
custo-benefício.
Taxa Interna de Retorno, dado um período qual seria a taxa
de retorno do projeto, imagine como um investimento de conta bancária mesmo,
onde quanto maior a taxa melhor para seleção do projeto.
Período de Retorno (ROI), quanto tempo é necessário para
retorno do investimento no projeto.
Custo da Oportunidade, geralmente é o valor do projeto não
selecionado.
Capital de Giro, esta é uma informação que ajuda na seleção
do projeto, tenho capital para o projeto.
Depreciação, qual a estimativa de depreciação para o produto
do projeto, onde quanto menor a taxa melhor para a seleção do projeto.
Restrições, quais nossas limitações.
Premissas, o que acreditamos que podemos contar, ou
assumimos como verdade.
Declaração de Trabalho, que é um documento que descreve o
produto do projeto e o trabalho que deve ser realizado.
Plano de Gerenciamento do Projeto
Neste documento vamos definir o “COMO” todas as áreas serão
gerenciadas.
Ou seja, onde você em acordo com a necessidade do projeto
definirá qual o nível de controle adequado para todas as áreas do projeto, como
elas vão funcionar, definir detalhadamente, riscos, cronograma, marcos,
premissas, restrições, oportunidades, os custos, critérios de avaliação de
qualidade, das responsabilidades e recompensar das equipes, enfim a regra do
jogo, o famoso o combinado não sai caro.
Além dos planos por área, teremos os seguintes planos:
Plano de Gerenciamento de Mudanças,
Plano de Gerenciamento de Configuração,
Plano de Gerenciamento de Requisitos e
Plano de Gerenciamento de Melhoria de Processo.
Geralmente vamos estipular Linhas de Base para o escopo, EAP
e seu dicionário, cronograma, e custos aprovados, para dai realizar a medição
de desempenho.
Uma vez o plano de gerenciamento do projeto aprovado vamos
realizar uma reunião de partida ou Kick Off do projeto.
Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto
Geralmente em um projeto bem planejado e com uma equipe boa
e experiente o Gerente de Projetos não deveriar ter grandes preocupações.
Basicamente todo o planejamento será direcionado as equipes
em uma linha de orientar e facilitar a execução do trabalho.
Como realizar o Controle Integrado de Mudanças
Geralmente ocorrem mudanças nos projetos, você precisa
descrever como elas serão tratadas e direcionadas, pode elaborar um fluxograma
para facilitar ao cliente do projeto ou o Sponsor para melhor explicar como
este processo funcionará, quem aprova o que, como se avalia o impacto, enfim
com será tratada a mudança de tempo, custos, escopo e outros fatores do plano
de gerenciamento do projeto.
Monitorar e Controlar a execução do projeto
Vamos medir o desempenho do projeto à medida que ele vai
evoluindo, vamos compará-lo com o nosso planejamento, acompanhar energicamente
os eventos de riscos, entregas e controlar a execução do trabalho do projeto
para garantir que as expectativas das partes interessadas sejam atendidas e o
escopo entregue conforme planejamento.
Vamos fazer uso do sistema de autorização de trabalho, vamos
fazer uso do processo de solicitação de mudanças (SDM), vamos tomar ações
corretivas e preventivas visando minimizar impactos negativos ao projeto e em
casos de problemas vamos direcionar ao comitê do projeto a avaliação de
defeitos encontrados no processo visando à melhoria continua do mesmo.
Encerrar o Projeto ou a Fase
Vamos encerrar todos os processos visando obter o aceite.
Ou seja, à medida que os subprodutos do projeto ou pacotes
vão sendo entregues vamos formalizar cada entrega visando descrever a entrega
como foi feita em detrimento dos requisitos estabelecidos, e até formalizar a
entrega do projeto uma vez que todos os pacotes do projeto e de gerenciamento
estejam concluídos.
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Um abraço,
Fábio Corrêa da Cruz, PMP
