Série Gerenciamento de Projetos (4/15)
– Gerenciamento de Escopo –
Dando continuidade a série de posts sobre Gerenciamento de
Projetos vamos falar hoje de Gerenciamento de Escopo.
De forma geral é um processo que define o trabalho
necessário para realização do projeto.
Definir o Escopo
Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma
descrição detalhada do projeto (trabalho) e do produto (resultado do trabalho).
É ainda todo trabalho a ser realizado para se chegar até o
produto final do projeto.
O principal benefício desse processo é que ele descreve os
limites do projeto, serviços ou resultados ao definir quais dos requisitos
coletados serão incluídos e quais serão excluídos do escopo do projeto.
Coletar os Requisitos
Coletar os requisitos é o processo de determinar, documentar
e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de
atender aos objetivos do projeto.
Aqui você pode por exemplo realizar entrevistas com as
partes interessadas pessoalmente.
Pode realizar o brainstorming ou levantamento em grupo
organizando reuniões para isso.
Criar questionários e pesquisas, ou até mapas mentais.
É uma das principais bases para muitos processos:
Coletar Requisitos (Ponto de Atenção)
Ponto de Atenção:
Identifique as necessidades do cliente
Quais são os requisitos funcionais:
– O que o produto final do projeto deverá ser capaz de
entregar? – Qual o ponto de vista do Cliente sobre este produto?
Quais são os requisitos técnicos:
– Qual o ponto de vista da equipe do Projeto Ex: Tipo de ferramenta deve ser utilizado,
tipo de material, características, normas.
E fique esperto, pois o cliente pode não saber o que quer,
cabe ao gerente de projetos ajudá-lo a descobrir.
Declaração do Escopo do Projeto
Pontos a se observar:
Qual a descrição detalhada do Projeto?
Qual a descrição detalhada do Produto do Projeto?
Escopo do PRODUTO:
– Características do produto, serviço ou benefício que ele é
capaz de entregar.
Ou seja, qual a entrega final do projeto.
Escopo do PROJETO:
– Todo o trabalho que precisa ser feito para produzir o
produto final do projeto.
Neste documento você vai descrever as entregas do projeto,
critérios de aceite, o que faz parte do projeto e o que não faz, restrições,
justificativas, premissas e um bom objetivo.
Restrições
São os nossos limites do projeto, por exemplo restrições de
custo, tempo, escopo, risco, qualidade, recursos, satisfação das partes
interessadas, além de outros fatores do projeto.
Justificativas
É o que justifica ou motiva a criação do projeto, pode ser
muito pensado e trabalhado no momento do pré-projeto, business case do projeto
ou até chegar preenchido do controle do portfólio ou programa, quando seu
projeto se origina de um destes.
Premissas
É o que assumimos como verdade para o projeto, aquilo que
contamos.
Geralmente identificamos as premissas no início do projeto
junto com as partes interessadas, exemplo: Vamos elaborar a planta técnica de
infra de Tecnologia após a definição funcional da Operação e da planta base
enviada pela Engenharia Civil.
Geralmente premissas e restrições são fontes de riscos.
Vamos ver um exemplo prático para facilitar ainda mais este
entendimento em seguida.
Objetivo SMART
Objetivos SMART (Specific (específicos), Measurable
(mensuráveis), Attainable (atingíveis), Realistic (realistas), Time Bound
(temporizáveis).
ESPECÍFICO: Devem ser elaborado de forma específica com
precisão.
Ou seja, não podem ser vagos, deve definir o pormenor, pois
os objetivos generalistas tendem a ser menos eficazes.
MENSURÁVEL: Devem ser criados de forma a poderem ser medidos
e analisados em termos de valores ou volumes.
Ou seja, vai refletir os vários aspectos mensuráveis.,
quantificando o objetivo, como você vai saber se atingiu o objetivo ou não?
ATINGÍVEL: O objetivo deve ser factível, possível, ter a
possibilidade de concretização dos objetivos presente e estes devem ser
alcançáveis.
É especialmente importante que o seu Sponsor tenha a mesma
consciência que o time tem a respeito do atingimento dos objetivos do seu
projeto.
REALISTA: O objectivo não pretendem alcançar metas muito
além do que os meios permitem, mas sim estão de acordo com a disponibilidade de
recursos do projeto.
Neste momento o objetivo do projeto precisa ser exequível e
real.
TEMPORIZÁVEL: Os objetivos devem ser bem definidos em termos
de prazos. Indique um intervalo de tempo para cada objetivo, ou seja quando
você vai atingir..
Erros comuns sobre Escopo
Scope Creep (Aumento de Escopo)
É quando adicionam algo ao projeto que não fazia parte do
escopo inicial e foi adicionado sem passar corretamente por qualquer processo
de avaliação ou gestão de mudanças.
Gold Plating (banhando a ouro)
Refere-se a adicionar de forma arbitrária no projeto escopo
adicional ao original, ou seja funcionalidades além das solicitadas por
exemplo.
Escopo do Projeto na Prática
Exemplo:
– Título do Projeto
Elaboração do Curso de Gerenciamento de Projetos para
executivos.
– Objetivo do Projeto
Criação de um curso voltado para executivos e empresas, com
duração prevista de 12 horas. O curso terá uma abordagem pratica para garantir
a aplicação no dia a dia da organização.
– Entregas ou Produtos
Aula em formato on-line. Exercícios de fixação. Livro.
– Requisitos
O curso deve ficar disponível on-line 24 horas por dia. Os
exercícios devem estar contidos na aula e no livro. O curso, exercícios e o
livro deverão ser atualizados pelo Fábio Corrêa da Cruz conforme prática do
PMI.
– Objetivo do Negócio (S.M.A.R.T)
Criação de material especializado em gerenciamento de
projetos para realização de cursos.
– Escopo do Projeto
– Inclui Estregar um conjunto material que proporcione
subsídios para o aprendizado em gerenciamento de projetos. Exemplos práticos
para aplicação no dia a dia. – Exclui Consultoria especializada para elaboração
de metodologia.
– Critérios de Aceitação
O curso on-line deverá funcionar no google Chrome, Internet
Explorer e Firefox. O material deverá conter todas as áreas de conhecimento
indicadas pelo PMI através do guia PMBOK.
– Premissas
O Registro na Fundação Biblioteca Nacional leva duas semanas
para ficar pronto. A editora leva um mês para publicação do livro.
– Restrições
O curso será publicado na internet e poderá ser apresentado
em workshop. O livro terá os formatos em papel e digital.
– Marcos do Projeto (milestones)
15/Dezembro – Planejamento concluído. 31/Janeiro – Curso e
Livro concluídos. 28/Fevereiro – Livro e curso publicados.
– Custos (visão inicial do orçamento)
Estima-se que em horas de trabalho cerca R$ 9.000,00.
Registro na Fundação Biblioteca Nacional e editoras R$ 600,00. Infraestrutura
de micros e licença de software R$ 400,00. Totalizando R$ 10.000,00. Contaremos
com uma reserva gerencial de R$ 1.000.
– Responsabilidades
Sponsor: Ana Clara. Equipe: Ian, Tatiane. Gerente de
Projetos: Fábio Corrêa da Cruz. Revisor: Editora Y. Programador visual: Visual
X.
– Riscos do Projeto(tabela com os campos)
Causa, Risco, Efeito, Probabilidade, Impacto.
<devido a>, <incerteza/possibilidade>, <que
leva a>, <baixa, média, alta>, <baixo, médio, alto>.
revisão do livro, atraso na publicação, elevar os custos,
baixa, médio.
Criando a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A Estrutura Analítica do Projeto ou Work Breakdown
Structure(WBS).
A entrega final do projeto geralmente é um produto, que pode
ser dividido em vários sub-produtos, é a subdivisão das entregas do Trabalho.
Esta decomposição do trabalho e entregas deve seguir até o
nível mais baixo necessário para controle do projeto.
Divisão em Pacotes de Trabalho
Pode-se utilizar a regra para os pacotes menores
considerando duração entre 8/40 (horas). Lembre-se de que quanto mais micro
gerenciamento, você precisará de mais tempo de dedicação, adeque a quantidade
de projetos que você atua, visando garantir o adequado gerenciamento que o
projeto precisa.
Podemos alocar também os custos, riscos, premissas e
restrições dentro de cada pacote de trabalho.
Dicionário da EAP
É um descritivo que explica cada pacote de trabalho da EAP,
ele pode conter quais premissas deste pacote, riscos, recursos, duração,
custos, data.
Este registro fará parte da sua linha de base, geralmente é
representado em forma de tabela explicando como em um dicionário cada entrega
da EAP.
Formas de Criar uma EAP
Pode ser descrita de forma Gráfica
ou em Árvore
1.Curso de Gerenciamento de Projetos
1.1.Iniciação 1.1.1Termo de Abertura 1.1.2Reunião de
Abertura 1.2.Planejamento 1.2.1Comunicações 1.2.2Escopo 1.3.Escrever
1.3.1Ementa 1.3.2Apostila
No livro propomos um exercício a respeito, para vc aplicar
logo em prática
Linhas de Base
Vamos uma vez com o escopo, EAP, cronograma, orçamento e
todo plano de gerenciamento do projeto aprovado salvar uma fotografia de todo
planejamento do projeto, esta fotografia será a nossa linha de base ao qual
vamos tomar como base para orientação dos times, análise e para medirmos o
desempenho do projeto.
Verificar e Controlar
o Escopo
– Verificar o Escopo
Este é o processo de obter o aceite das entregas com as
partes interessadas, conferir os requisitos, premissas, linha de base, além de
verificar por solicitações de mudanças.
Ou seja, é o trabalho de verificar se as especificações
levantadas foram cumpridas e se a expectativa das partes interessadas foi
atendida conforme levantamento da fase de planejamento para uma entrega.
Vamos aqui medir o desempenho do trabalho, se realmente
produzimos o que planejamos para entrega.
Cuidado para não confundir com o trabalho de encerrar a Fase
ou o Projeto, onde você vai encerrar o conjunto de pacotes daquela fase ou do
projeto.
– Controlar o Escopo
Aqui vamos medir a execução do projeto e comparar com as
linhas de base, vamos direcionar ações corretivas, preventivas, avaliar o
impacto de novas ações e mudanças.
Ou seja, neste processo vamos garantir que o trabalho do
projeto e o seu resultado saia em acordo com o planejado no escopo, vamos
também controlar as solicitações de mudanças no planejamento do projeto, gerar
novas linhas de base e recomendar ações corretivas e preventivas ao curso do
projeto.
Gostou? Conteúdo baseado no livro que tem muito mais:
Práticas de Gerenciamento de Projetos: Aplicando ao dia a
dia para elevar o Sucesso nos Projetos [eBook Kindle] / [editora CreateSpace]
https://www.createspace.com/5449747
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Um abraço,
Fábio Corrêa da Cruz
